写催款邮件

可以得到什么

一份针对未结款项的催款邮件初稿，语气可在保持合作关系的基础上提示付款，由人工核对金额、到期日等关键事实后再发送。

适合哪些情况

• 客户存在未结清款项，且已知合作背景。
• 写信人需要兼顾催促效果与关系维护。

需要准备什么

• 客户身份（建议先去识别化为代号）。
• 金额、合约编号、到期日（同样先去识别化）。
• 语气边界：例如"比 LINE 正式、比公文轻松"，或更正式取决于关系阶段。
• 禁用词与必须提到的具体事项。

常见做法

1. 用四要素框架组织 Prompt，明确对象、目的、相对语气、限制。
2. 提供背景但先用代号替换敏感字段。
3. 生成初稿后核对金额、到期日、款项描述。
4. 加入 1—2 句本人语言清理占位符再发送。

限制和检查点

• 直接放入金额与合约编号会暴露敏感商业信息，详见 商务邮件敏感字段去识别化。
• 语气太硬可能损伤关系，语气太软则可能达不到催款目的；相对语气边界是减少"罐头感"的关键。
• AI 不能替写信人判断催款时机与节奏。

相关任务

• 生成商务邮件草稿
• 回复客户邮件